36協定設定

36協定設定の概要
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36協定のメニューは労働時間の上限時間に関するアラートに利用します。
このメニューは必ず「利用する事業場ごとの36協定」を各企業にて労使協定を元に確認し、設定してください。
尚、以下が36協定設定の概念の基となります。
※2018年12月以前の起算月度である36協定のレポート(計算)は行えませんので、ご注意ください。

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労使協定は以下の時間を超えない範囲で結ぶことが定められています。
・時間外労働の上限は 月 45時間/年 360時間 まで
・臨時的な特別の事情があって労使が合意する場合でも、
 月 100時間未満/年720時間以内/2~6か月平均 80時間以内/月 45時間を超えるのは年間6か月まで
※上記を踏まえた上でご設定ください。尚、労基法に関するご質問などは、担当社労士、労働基準監督署にご相談ください。

設定MENU
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【1】勤務地を設定する
【2】36協定設定を作成する
【3】36協定設定の複製を作成する
【4】36協定のレポートを確認する
【5】特別条項の発動
【6】アラート通知

【1】勤務地を設定する
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36協定は事業場ごとに考えることが前提となります。まずは事業場となる「勤務地」を作成します。
勤務地の作成方法はこちらを確認してください。
次に、作成した勤務地に従業員を設定します。

一人の従業員に対し、勤務地は複数設定が可能ですが、36協定設定は「メイン勤務地」とした勤務地が対象となります。メイン勤務地とする従業員の☆マークをクリックし、★とします。
※メイン勤務地は一人の従業員に対し、複数設定はできません。

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※上記画像はプレミアムプランでの画像となります。プレミアムプラン以外には「行事」「ラベル」タブは表示されません。

【2】36協定設定を作成する
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 設定>36協定設定をクリックします。「36協定追加」をクリックし、36協定の設定モーダル画面を表示します。

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36協定タブ
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モーダル画面は以下のように、①原則 ②臨時的な事情で労使協定で締結した場合の上限について設定が行えます。

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■起算月度
36協定の起算月度を設定します。
尚、起算月度は2018年12月からの対応となります。2018年12月以前を起算月度としても、36協定のレポート(計算)は行えませんので、ご注意ください。

■勤務地
作成する36協定の対象となる事業場として、プルダウンより「勤務地」を選択します。

■延長することができる時間数
・1箇月の法定労働時間数を超える時間数
  45時間を超える時間は設定できません。
  法定休日労働時間は含みません。

・1年の法定労働時間数を超える時間数
  360時間を超える時間は設定できません。
  法定休日労働時間は含みません。

■特別条項における延長することができる時間数
・1箇月の法定労働時間数を超える時間数
  100時間以上は設定できません。
  法定休日労働時間を含みます。

・1年の法定労働時間数を超える時間数
  720時間以上の時間は設定できません。
  法定休日労働時間は含みません。

■ 2~6箇月の法定労働時間数を超える時間数の平均
80:00固定となります。
法定休日労働時間を含みます。

■限度時間を超えて労働させることができる回数
労働基準法36条で定められた「45時間を単月で超える回数の上限」は6回までとなりますが、
本設定は「延長できる時間」に対してのカウントとなります。45時間を超える回数制限ではないため、こちらは12回まで設定ができます。
必ず自社労使協定を確認して設定を行ってください。

アラートタブ
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設定した36協定に対してのアラート送信を設定できます。

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■通知設定
・画面通知(管理者TOP/出勤簿)
  36協定に関するアラートを画面上に通知する/しないの設定ができます。

・メール通知
  36協定に関するアラートメール通知のする/しない設定および送信先が以下から選択できます。
    -通知しない
    -企業管理者と一般管理者(※)
    -企業管理者のみ
    -一般管理者(※)のみ
※一般管理者・・・管理権限設定にて、「実績修正管理権限」のある管理者が対象となります。

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■通知タイミング
・特別条項適用前
  協定で定めた法定外残業の延長できる時間の残時間に対して通知します。

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具体的なアラート通知される時間も表示されます。上記の場合、「協定で定めた法定外残業の延長できる時間の残時間が残り20:00」となった段階でアラート通知されます。
法定外残業時間が単月で25:00となった場合にアラート通知され、法定外残業時間が年間で340:00となった場合にも通知されます。  

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また、アラート通知される時間は複数の段階での設定が可能です。
上記の場合、「①残り20:00」で通知、更に「②残り10:00」でも通知がされます。
この複数回通知は5段階まで設定可能です。

・特別条項通知
  特別条項を発動した際と、法定外残業時間が協定で定めた時間を超えた際に関し、通知する/しないが設定できます。

・特別条項適用後
  特別条項で定めた法定外残業の延長できる時間の残時間に対して通知する/しないが設定できます。
  アラート通知される時間は複数の段階での設定が可能です。

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また、アラート通知される時間は複数の段階での設定が可能です。
上記の場合、「①残り20:00」で通知、更に「②残り10:00」でも通知がされます。
この複数回通知は5段階まで設定可能です。

・2~6ヶ月平均
  2~6ヶ月間の法定外残業時間のそれぞれの平均の全てを80時間と比較して通知する/しないが設定できます。

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また、アラート通知される時間は複数の段階での設定が可能です。
上記の場合、「①残り20:00」で通知、更に「②残り10:00」でも通知がされます。
この複数回通知は5段階まで設定可能です。

【3】36協定設定の複製を作成する
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 36協定の設定は勤務地ごとに複製が作成できます。
「複製」をクリックし、36協定複製のモーダル画面を表示します。

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コピー元の組織の36協定を選択し、コピー先の勤務地を指定します。
コピー先の勤務地の一覧には勤務地設定にて作成した勤務地が候補として表示されます。
勤務地を作成していない場合には、「新しい勤務地を作成する」より勤務地設定の画面に遷移し、作成を行ってください。

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【4】36協定のレポートを確認する
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 作成した36協定設定を元に現在の時間外労働の状況を「36協定レポート」画面にて確認できます。
「レポート」をクリックすると、36協定レポート画面に遷移します。
※36協定レポートは企業管理者のみ確認が可能です。

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左上の月度画面にて、「該当の36協定の起算月度範囲」を選択します。
また、その右横にある「該当の36協定の勤務地」を選択します。

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以下は36協定レポートの画面概要です。

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①36協定の設定
選択された勤務地の36協定設定を表示します。

②時間外労働時間の集計値
時間外労働時間の集計値を月度ごとに表示します。また、表示する時間項目は以下から選択できます。

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・月間法定労働時間外時間(法定休日以外)※デフォルト選択
・月間法定労働時間外時間(所定・法定休日含)
・月間法定休日労働時間

③特別条項
特別条項の「適用回数」を確認できます。また、特別条項の発動が行えます。

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④ヘルプ画面
36協定レポートの時間外労働時間の集計値に対する表示説明です。

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【5】特別条項の発動
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特別条項の発動は36協定レポート画面にて行います。
特別条項は「延長できる労働時間」を超える前に発動を行うことが基本です。
延長できる労働時間は「法定休日労働」は含みません。
そのため、デフォルトの「月間法定労働時間外時間(法定休日以外)にて値を確認します。

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上記の例の場合、赤字部分が「延長できる労働時間」を超過しています。
36協定を発動したい従業員にチェックを入れ、「発動」下のプルダウンより表示させた「特別条項」をクリックします。

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特別条項を発動する月度を選択し、必要であれば発動理由も記入します。
※発動理由は発動メールに記載がされます。
対象者と延長できる時間、特別条項後の上限が表示されるので、確認し、「発動」ボタンをクリックします。

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特別条項が発動され、黄色のマークがされました。

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上記の例では明石太郎の2018年12月度は、ヘルプの通り、「特別条項発動(黄色マーク)となります。
また、黄緑ラインで「申し出による医師の面談指導対象(努力義務)」の対象となっていることがわかります。

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特別条項発動後、画面を再読み込みをさせます。
特別条項が既に発動しており、かつ協定時間超過(延長できる労働時間)を超過しているので、赤くマークされます。
また、適用回数が「1/6回」としてカウントされます。これは発動回数ではなく「適用回数」となります。

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特別条項は「延長できる労働時間」以下でも発動はできます。

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上記の明石二郎の2019年1月度は「月間法定労働時間外時間(法定休日以外)」が21:10で、まだ「延長できる時間」である単月35:00に達していません。これに対し、特別条項を発動し、画面を再読み込みした場合、以下のようになります。

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上記の例では明石二郎の2019年1月度は「特別条項発動(黄色マーク)」となりますが、協定時間の超過はしていないため、赤くマークはされません。
また、「適用回数」も「発動はしたが、延長できる労働時間を超過していない」ために適用された回数にはカウントされていません。
この後、1月度の「月間法定労働時間外時間(法定休日以外)」が35:00を超えた場合には、自動的に赤くマークされ、「適用回数」もカウントされます。

以下は年間を通じた36レポート画面のイメージとなります。

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特別条項発動の解除
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誤って特別条項を発動した場合など、前月度までの発動であれば、解除が可能です。
※前々月以前の特別条項発動は解除できませんので、ご注意ください。

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上記の例で明石二郎の2019年1月度の特別条項を解除する場合は、確認修正>出勤簿>明石二郎の2019年1月度の出勤簿を表示します。

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出勤簿に表示された「特別条項発動中」の表示をクリックします。

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特別条項に関する情報が表示されるので、「特別条項解除」をクリックします。

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36協定レポートにて2019年1月度を確認すると、特別条項発動前に戻ります。

【6】アラート通知
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 アラートは「管理者のホーム画面」「従業員のマイページ出勤簿画面」「メール通知」にて行えます。

■管理者のホーム画面
一般管理者(予定・実績管理の権限がある管理者)は、自身の管理先組織の従業員に「36協定設定 画面通知が通知するとなっている」かつ「前月度または当月度に36協定アラート対象者が存在する」場合には、ホーム画面に36協定残業時間閾値超えアラートに件数が表示されます。

尚、企業管理者は「36協定設定 画面通知が通知するとなっている勤務地に所属」することにより、全勤務地の36協定残業時間閾値超えアラートが画面表示されます。
下記赤枠欄をクリックすると当月度の月次勤務実績一覧に遷移します。

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■従業員のマイページ出勤簿画面
36協定アラートがある場合には、該当月度の出勤簿「36協定アラート」に「あり」と表示されます。また、特別条項に関して、以下のようにマークが表示されます。

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特別条項の発動/適用表示は以下のようになります。

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■アラートメール
アラートメールは該当の勤務地ごとの36アラート設定に沿って、各段階で送信されます。

「延長することができる時間数」の残り時間超過メール例

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「特別条項発動」メール例

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◆「特別条項適用」メール例

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