申請設定(新設定)

申請の設定について
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申請者が申請の種類ごとに提出先を選択し、紙の書類のように申請承認の依頼を提出することが可能です。
提出先は設定された管理者内での指定となります。また一度申請を行うとブラウザに提出先が保存されるので、従業員側でも提出先を悩むことはありません。
申請提出先は基本的には組織の管理者(承認者)を参照しますが、別組織の従業員を個別に管理者(承認者)に紐付けることも可能です。

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AKASHIの申請機能のポイントは以下になります。
・設定された管理者の中から「提出先」を指定して申請が行えます。
・別組織の従業員を個別に承認者に紐付けできます。
・最終承認までの回覧ルートを申請毎に選択することができます

MENU
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【1】申請機能の切り替え
【2】申請設定
【3】申請設定する際のノウハウ

【参考資料】
申請承認の設定例

【1】申請機能の切り替え
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AKASHIの申請機能は現在「組織階層に従う(旧設定)」と「申請者が指定(新設定)」とを切り替えて利用できます。

設定>企業設定を開きます。
「システム設定」タブにて「申請承認・回覧者」の「申請者が指定(新設定)」を選択します。

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【2】申請設定
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申請の利用を開始する前に、管理者(基本的には企業管理者)により事前に設定が必要となります。
申請利用開始前に必要な設定は以下となります。

(1)権限マスタの作成
⇒管理権限マスタを作成します。部長用、課長用など行使する権限をパターン化します。
(2)管理者への権限付与
⇒管理者(承認者)へ(1)で作成された権限マスタとその権限を行使する範囲設定をします。
範囲は組織での指定となりますが、従業員個人の指定も可能です。
(3)従業員への申請設定
⇒申請する側の従業員に対し、申請理由の要/不要、通知メールの要/不要を設定します。

(1)権限マスタの作成 

まずは権限マスタの作成を「管理権限設定」にて行います。
「管理権限設定」についてはこちらもご参照ください。

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設定>管理権限設定を開きます。
「管理者権限追加」をクリックし、「予定・実績管理」にて「編集」を選択します。
また、上部タブの「申請承認権限」をクリックします。

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権限マスタの詳細設定を行います。

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作成する権限のマスタに対し、「メール承認の要/不要」を設定できます。
メール承認に関しては、こちらも確認してください。
「申請種別ごと」に権限の詳細、管理者自身の申請の可否を設定します。

■申請種別ごとの権限
最終承認 ⇒ 承認が行える権限
中間承認 ⇒ 途中確認が行える権限
※承認は行えるが、最終承認にはならずこの段階では実績反映しない
権限なし ⇒ 権限がないため閲覧のみとなります。

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設定後、「確定」をクリックします。
一覧画面にて権限マスタが作成されたことを確認します。
権限マスタの修正は「変更」から行えます。変更した内容は即時で反映します。

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(2)管理者への権限付与 

次に作成した権限マスタを「従業員設定」にて管理者(承認者)へ付与します。
この時に権限マスタを行使する範囲(組織)や個別の従業員の承認設定も行います。

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設定>従業員設定を開きます。
権限を付与する管理者の「変更」をクリックし、「権限設定」タブを開きます。

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「付与する権限」と「その範囲(組織/個人)」を設定します。
また、管理先とする組織の追加/削除が予約式で行えます。

■付与権限設定
付与する権限マスタを選択します。権限マスタは複数は選択できません。

■管理先設定
管理先組織
管理権限の及ぶ範囲を組織として設定します。管理先組織は複数選択できます。
選択した組織の下位組織も対象に含める場合にはチェックを入れます。

【例】
営業課 (在籍者:営業課長、営業課付一般社員)
 ∟直販グループ (在籍者:直販グループ一般社員)

営業課長の管理先として営業課を選択した場合、営業課在籍の従業員の申請承認が行えます。
「下位組織を管理対象に含める」にチェックを入れると、直販グループの従業員の申請も営業課長に上がるようになります。

管理従業員設定
管理する個人を指定できます。

【例】
営業部 (在籍者:営業部長、営業部付一般社員)
 ∟営業課 (在籍者:営業課長、営業課一般社員)

営業部長は営業部付一般社員と営業課長のみの申請承認を行い、営業課一般社員の申請承認は行わない場合には、管理先組織は営業部とし、「下位組織を管理対象に含める」にチェックを入れず、営業課長個人を管理従業員設定に追加します。

■管理先予約設定
日付を指定して組織を管理対象へ追加削除できます。組織の移動により管理先から外れる、管理先に追加されるという場合には予約設定が行えます。

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設定後、「確定」をクリックします。
一覧画面にて管理権限が付与されたことを確認します。

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(3)従業員への申請設定 

最後に従業員ごとに「申請通知メールの要/不要」「申請種別ごとの申請理由要/不要」の設定を行います。

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設定>従業員設定を開きます。
申請者となる従業員の「変更」をクリックし、「個別設定」タブを開きます。

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以下の申請の詳細に関する項目の設定をします。

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①勤怠申請/上司(承認or却下)メール
該当の従業員が申請を行った際に承認者へメールを通知する/通知しないを設定できます。
また、該当の従業員自身には承認者が承認/却下を行った際にメール通知されます。

②申請理由必須可否
申請種別ごとに理由を必須とするか任意とするかを設定できます。
 必須とした場合に理由欄を空欄の状態で申請を行おうとするとエラーとなります。

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③承認フロー設定
階層での承認の利用可否設定です。スイッチをOFF(グレー)とすると申請時にフロー選択画面が表示されないようになり、最終承認のみ、中間承認は行われない(階層の承認はない)ようになります。
また、利用しないとすると申請時にフロー選択画面が表示されないようになります。
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ただし、最終承認者は既に指定されているため、従業員側でも申請提出後、モーダル画面上で誰が最終承認者なのかを確認できます。
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※一度提出された申請にはその時点での最終承認者が指定されています。
提出後に該当従業員に対して最終承認権限を付与された管理者でも、指定された最終承認者と企業管理者以外は承認できません。

④最終承認者選択可否
最終承認者の選択を可能とするか、選択不可とするかを設定できます。
スイッチをON(グリーン)とした場合には、以下のようにチェックボックスで申請者により選択ができるようになります。なお、最終承認者がすべて選択されていない状態では申請自体が行えないようになります。
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選択不可とした場合には、選択ができません。
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⑤下位承認必須可否
中間承認を必須とするか任意とするかを設定できます。
スイッチをON(グリーン)にされた場合には、中間承認者が下位の承認をスキップして承認をするとエラーが表示されます。

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申請者が上記のように第1承認者と第2承認者を指定した場合、下位承認を必須とする(スイッチグリーン)の際には第2承認者が第1承認者よりも先に承認を行うとエラーが表示されます。

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設定後、「確定」をクリックします。
以上で申請承認のための事前設定は完了となります。

【3】申請設定する際のノウハウ
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申請承認は最初の設定さえ行えば、日々の申請/承認は楽に行えます。
以下に申請承認設定の際のポイントをご紹介します。

(1)組織を書き出す 

申請設定の申請提出先は基本は「組織ごと」となります。
階層となっている組織に所属する管理者(承認者)の誰を最終承認者とするかをまずは確認します。

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(2)承認者の設定を書き出す 

書き出した組織に申請承認の希望を書き足します。
この時には「承認者目線で書き足す」とわかりやすくなります。
また、この設定は「申請種別ごと」にどの申請種別はどの承認者が最終承認なのかなどを細かく確認します。

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(3)メール/申請理由の設定を足す 

最後にメール申請通知の要/不要、申請理由必須/任意の設定を書き足します。
この設定は申請する従業員ごとに行われるため、承認者も含めて従業員のグループごとに書き足すとわかりやすくなります。

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(4)図を元に設定する

出来上がった図を元にAKASHIの管理画面にて設定を行います。

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設定の順序は以上となります。
従業員に展開をする前に、テストアカウントでの動作確認も行って設定の調整をしてください。

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申請承認の設定例も確認してください。

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