年休希望日収集

年休希望日収集について
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働き方改革関連法が成立したことにより労働基準法が改正され、2019年4月から全ての企業において、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者(管理監督者を含む)に対して、年次有給休暇を付与した日から1年以内に5日、使用者が時季を指定して取得させることが義務付けられました。

本機能では「使用者が時季を指定して年休を取得させる」ため、企業より年休希望日を募集し、従業員は期間内から指定をすることが可能です。 

MENU
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【1】年休希望日収集の概要
【2】管理者による設定
           ┗申請・承認の設定
   ┗希望日の募集作成
   ┗指定日に対する承認/却下
   ┗出勤簿への反映
【3】従業員による対応
   ┗希望日の提出
   ┗承認結果の確認
【4】メール通知

【1】年休希望日収集の概要_______.png

1.管理者は年休の取得がされていない従業員を確認し、期間内での適切な取得を促すため、従業員に年休取得希望日を募集します。

2.これに対し、従業員は取得日の指定を行うことができます。ただし、同日を多数の従業員が指定した場合などのために、企業は「承認/却下」という形で再度の調整を従業員に依頼できます。

3.申請が承認されると、通常の年休とは異なる「会社指定の年休」という形で出勤簿に反映します。

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 【2】管理者による設定_______.png

 管理者から年休取得希望日を募集するため、まずは管理者による設定、および募集の操作が必要になります。

〇申請・承認の設定_____blue.png

年休取得希望日の指定は、「希望日の申請」「希望日の承認/却下」として処理が行われます。
そのため、通常の勤務申請などと同様に承認は多段階で行えます。
必要な場合には、設定>共通就業設定にて該当の共通就業設定パターンにて階層設定を行ってください。
※デフォルトでは承認階層数「利用しない」となっているので、特に階層申請が必要ない場合には、この設定は必要ありません。

尚、申請メールを「通知する」の場合、以下のようにメールが送信されます。
送信されるメールサンプルについてはこちら

・管理者からの募集(or再提出依頼)⇒従業員にメール送信
・従業員からの提出⇒管理者にメール送信
・管理者からの承認/却下⇒従業員にメール送信

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〇希望日の募集作成
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 年休希望日の募集は休暇管理>年休取得状況一覧から行います。

チェックボックスで募集する従業員を選択後、処理項目の「希望日募集ボタン」を押下すると、募集を登録するモーダルが表示されます。

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年休取得希望日募集日数:指定を依頼する日数となります。
募集日数未満の入力を許可する:チェックをすることにより、募集日数以下でも指定可能となります。
期間:承認あるいは却下がされるまで修正不可能なため、間違えないように入力してください。
コメント:255文字まで入力可能です。

募集を行うと、以下画面のように、「募集中」という表示がされ、募集した内容を確認できます。
また、募集に対し従業員から指定日の提出がされると、「提出あり」と表示されます。

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提出された指定日に対し、管理者は申請と同様に「承認」「却下」を行う必要があります。
この時、申請に対するメールの通知設定がされている場合には、指定日の提出がされるとメール送信が行われます。

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年休希望日の募集はキャンセルや修正が行えません。誤って募集を行った場合には、該当従業員から「提出」を行い、その「提出」を却下して募集前の状態に戻すようになります。

〇指定日に対する承認・却下
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 管理者は「提出あり」のボタンをクリックし、提出された指定日を確認します。

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指定日を確認し、「承認」「却下」を行います。
複数日あった場合には、一日だけ却下をすることも可能です。

また、再提出を依頼するにチェックを入れることにより、再度「募集」の状態に戻ります。

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「承認」「却下」の結果には以下のパターンがあります。

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再提出を依頼した場合には、「承認」とした日も出勤簿に反映しないようになります。

〇出勤簿への反映
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「承認」後は「年次有給休暇(会社指定)」として、通常の「年次有給休暇」と区別して表示されます。

また、この会社指定の年休は管理者画面(確認修正>出勤簿)からは削除が行えますが、
従業員画面(マイページ>出勤簿)では削除が行えません。

管理者画面

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従業員(マイページ)

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 【3】従業員による対応_______.png

従業員は管理者からの希望日の募集に対し、指定日を申請します。

〇希望日の提出
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会社指定の年休募集はマイページ>出勤簿より確認が行えます。
指定した募集期間の日付を含む月度すべての出勤簿画面に「年休提出ボタン」が表示されます。

【例】締日「末日」 年休希望日募集期間 12/29~3/31
⇒12月度~3月度の出勤簿に表示

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「年休提出ボタン」を押下し、モーダル画面を開き、年休提出の説明を確認後、
表示されている範囲から年休希望日を指定します。

指定は、表示されたカレンダーの日付けをクリックすることで選択されます。

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選択した日付が青くマークされ、モーダル画面下に選択した日付が表示されます。
プルダウンから「年休」(全日休)、「午前半年休」「午後半年休」を選択します。
予定時刻が表示されるので、必要があれば変更をします。コメントを記入し、「確定」をクリックします。

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提出が完了すると、出勤簿の「年休提出」の表示はなくなります。
この後に管理者が承認/却下をすると、出勤簿に「年休承認結果」として表示されるようになります。
また、再提出の場合には「年休提出」が表示され、再度指定が必要となります。

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〇承認結果の確認
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 マイページに表示された「年休承認結果」をクリックし、内容を確認します。
「承認」された日は「年次有給休暇(会社指定)」となります。

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「再提出依頼」があった際には、再度「年休提出」が表示されます。
クリックし、内容を確認します。

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  【4】メール通知_______.png

年休取得希望日の指定に関しては、申請/承認同様にメールでの通知が可能です。
共通就業設定にて申請メールを「通知する」と設定されている場合、以下のようにメールが送信されます。

・管理者からの募集(or再提出依頼)⇒従業員にメール送信
・従業員からの提出⇒管理者にメール送信
・管理者からの承認/却下⇒従業員にメール送信

従業員に送信される募集メール

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管理者に送信される希望日提出メール

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従業員に送信される承認/却下メール

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