トライアルスケジュール

トライアルのスケジュールについて
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トライアル期間の30日間について、流れを紹介します。
基本的には30日丸まるかかるものではありますが、以下の流れでトライアルを行うとAKASHIの機能のおおよそがお試しいただけます。

Phase 1:基本的な設定を行う
Phase 2:利用のための追加設定を行う
Phase 3:設定確認のためのテストを行う
Phase 4:本登録のための準備を行う


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各種設定について
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AKASHIの各種設定はおおまかに以下のように分かれています。
トライアル中に基本設定までは行って確認をしてください。利用設定(追加の設定)に関しては必要な設定のみで問題ないですが、テストでの設定動作確認までは行ってみることをお勧めします。

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スケジュール表
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Phase 1:基本的設定

日付 メニュー
Day1 マイページ打刻 ・組織の設定 ・雇用区分の設定
Day2 就業マスターの設定
個別就業設定
管理者の権限作成
従業員の登録
従業員と各種設定の紐付け
Day3
Day4
Day5
Day6
Day7
Day8
Day9

Phase 2-1:利用設定

日付 メニュー
Day10 休暇の設定
休日の設定
アラートの設定
36協定の設定
Day11
Day12
Day13

Phase 2-2:利用設定2

日付 メニュー
Day14 スケジュールの作成
申請承認(ワークフロー)の設定
出勤簿表示の設定
エクスポートの設定
Day15
Day16
Day17
Day18
Day19

Phase 3:テストによる確認

日付 メニュー
Day20 実績入力・打刻のテスト
勤怠の締め・確定処理のテスト
エクスポートデータの確認
Day21
Day22
Day23
Day24
Day25
Day26
Day27

Phase 4:本登録のための準備

日付 メニュー
Day28 ・従業員用/管理者用のマニュアル作成
Day29
Day30

Phase1:基本設定
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まずは就業の条件などの基本的設定を行います。
その前に、トライアルの申込を行った企業管理者も従業員です。
自身の出退勤打刻を行ってみましょう。

Day1
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マイページ打刻
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AKASHIでは管理者と従業員はアカウントがわかれていません。そのため、企業管理者は従業員でもあります。
まずは企業管理者としてではなく、従業員として自身の出退勤打刻を行ってみましょう。

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まずはじめに

組織の設定
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「総務部」「営業部」や「渋谷店」「新宿店」のように、従業員が所属する枠組みとして「組織」を作成します。
くわしくは以下を確認してください。

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組織設定

雇用区分の設定
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「正社員」「アルバイト」のような、雇用の区分を作成します。
くわしくは以下を確認してください。

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雇用区分設定

Day2~9
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就業マスターの設定
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企業内の就業規則を「就業マスター」として作成し、各従業員に設定します。
「就業マスター」はグループ就業設定の位置づけとなります。
「就業マスター」では主に以下の設定が可能です。

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くわしくは以下を確認してください。

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就業条件設定

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個別就業設定
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グループ設定である「就業マスター」に対し、「個別就業設定」は従業員ごとに設定が可能な就業に関する条件設定です。
大まかには以下の条件を設定します。

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これらの設定は従業員ごとに異なるため、個人ごとに設定します。
くわしくは以下を確認してください。

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個別就業テンプレート設定

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管理者の権限作成
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管理者に付与する権限の種類を「管理権限設定」で作成します。
詳しくは以下をご確認ください。

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管理権限設定

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従業員の登録
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従業員の登録は「従業員設定」より行います。従業員設定では以下の設定が行えます。

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くわしくは以下を確認してください。

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従業員設定

また、従業員情報は一括でのインポート設定が可能です。
詳しくは以下をご確認ください。

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各種インポート

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従業員と各種設定の紐付け
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従業員には作成した設定を紐付ける必要があります。
特に就業条件設定にて就業マスターと個別就業設定が正しく適用されているかは必ず確認してください。

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Phase2:利用設定
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基本的な設定が完了したら、次は利用のための機能設定を行います。
出勤簿の表示項目やアラートの設定、ワークフローの設定など、実際の運用をイメージして設定してください。

Day10~13
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休暇の設定
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「休暇設定」では年次有給休暇(年休)、代替休暇(代休)以外のユーザ設定休暇(企業独自の休暇)を作成することが可能です。
ただし、自動付与が行えるのは年休と代休のみとなります。
休暇設定画面で作成した休暇には主に以下の設定が可能となります。

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くわしくは以下を確認してください。

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休暇設定

また、休暇は付与を行ってから取得が行えるようになります。
必要な休暇を付与日、有効期限も設定して付与し、出勤簿からの取得を確認してください。

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休暇付与

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休日の設定
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「会社休日設定」はグループでの休日設定です。
グループごとに一年間のカレンダーとして休日を設定できます。
個別就業設定は個人ごとの一週間のスケジュール、
会社休日設定はグループごとの休日設定、
シフトやスケジュール、出勤簿からの予定変更は日を指定した個人のスケジュール設定となります。
会社休日設定の例は以下となります。

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詳しくは以下を確認してください。

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会社休日設定

アラートの設定
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「アラート」は勤怠に関する注意喚起を本人または管理者に対し、画面上やメールにて行えます。
アラートを設定することにより、勤怠実績の修正点に気が付くことができ、以下のような場合の注意喚起が行えます。

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詳しくは以下を確認してください。

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アラート設定

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36協定の設定
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36協定設定を行うことにより、法定の労働時間の上限に関するレポートが確認できます。
36協定設定/36協定のレポートに関しては以下を確認してください。

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36協定設定

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Day14~19
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スケジュールの作成
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「会社休日設定」はグループでの休日設定、「休暇付与」は個人の休暇取得設定となります。
また、個別就業設定では個人の基本的な一週間のスケジュールを設定しました。
これらを行った後に、細かい日ごとのスケジュールを設定すると、1ヶ月ごとの予定が簡単に作成できます。
スケジュール作成に関しては以下を確認してください。

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スケジュールについて

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申請承認(ワークフロー)の設定
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AKASHIの申請承認(ワークフロー)は紙の申請書をイメージし、最後の承認まで押印していくように進めることができます。
この設定には、「申請を提出する従業員」「申請の承認者」それぞれの設定が必要となります。

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詳しくは以下を確認してください。

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申請設定(新申請)

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出勤簿表示の設定
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「出勤簿」に表示する項目の設定は「表示項目設定」で行います。
表示される項目は「労働区分」ごと、「従業員のマイページ/管理者画面」に分けて設定が可能です。

これは普通労働制、フレックス、裁量労働制、管理監督者により、必要とする出勤簿の項目が異なるためとなります。
また、表示する項目自体の名称を変更し、より使いやすい出勤簿表示にすることも可能です。
詳しくは以下を確認してください。

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項目設定
表示項目名称設定

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エクスポートの設定
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AKASHI上で作成された勤怠データは以下のような形でエクスポート(出力)することが可能です。

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フォーマットを作成しておけば、毎月同じ項目のデータが簡単にエクスポートできます。
また、フォーマットは複数作成できるので、「残業時間確認用」や「休暇取得状況確認用」など利用のケースにわけて作成しておくと便利です。
詳しくは以下を確認してください。

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フォーマット作成
各種エクスポート

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Phase3:テスト運用
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運用前のテストを行い、実際の運用イメージ通りに設定されているかを確認しましょう。

Day20~27
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実績入力・打刻のテスト
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打刻や実績入力のテストを行って、実際にどのように労働時間が計算されるかを確認します。
Day1でのマイページ打刻以外にも、AKASHIでは以下のような打刻方法があります。

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打刻に関しては以下も確認してください。

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AKASHIにはどんな打刻方法がありますか?

打刻以外にも、予定実績のインポート、管理者による管理画面からの実績入力、申請承認よる実績入力などにより実績が作成された状態で出勤簿の状況が確認できます。

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各種インポート

実績の入力は「アラート設定のチェック」「申請承認(ワークフロー)のチェック」にもなります。
例えば遅刻をした際にはアラート通知が上がるのか、遅刻を解除する申請は設定通りの承認者に上がるのかなども併せて確認を行ってください。

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勤怠の締め・確定処理のテスト
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テストでの打刻や実績入力により1ヶ月分の出勤簿作成が完了すると、月度の締め作業(実績の確認完了処理)が確認できます。
AKASHIでの締め作業には以下の種類があります。

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これらを行うことにより、従業員と管理者双方が合意してその月度の出勤簿が作成された状態になります。
詳しくは以下を確認してください。

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月次提出
月次勤務実績一覧

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エクスポートデータの確認
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締め処理が完了した後に、その月度のファイルをエクスポートして確認してみましょう。
出勤簿やcsvファイルの時間表示形式や項目は問題ないかも併せて確認してください。

Phase4:本稼働準備
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本稼働をする場合には、従業員、管理者への説明など社内調整が必要になります。
トライアル完了日までに本稼働の準備を行っておきましょう。

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トライアルで構築した環境はそのまま本番でご利用いただけます。
本申込はトライアル環境から行うため、トライアルの30日間の間にご契約をいただく必要があります。

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本申込について

Day28~30
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従業員用/管理者用のマニュアル作成
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トライアル利用後、本申込をされてAKASHIの利用を開始するという場合には従業員や管理者に配布するマニュアルを作成すると、企業内の全員がスムーズにAKASHIの利用を開始できます。
従業員用/管理者用のマニュアルは以下から確認してください

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従業員用マニュアル
拠点管理者用マニュアル

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