シフトについて
AKASHIのシフトではシフト表を作成する際に休日日数が足りているか、シフト予定労働時間に過不足がないかなどを画面上で確認しながらシフトの作成が行えます。 また、足りない日のシフトの募集や作成したシフトのメール送信などが簡単に行えます。
AKASHIには一週間ごとの予定登録が行える「スケジュール」と完全シフト制対応の「シフト」機能があります。
簡易な予定設定であれば「スケジュール」からも行えます。
完全シフト制対応の「シフト」機能はプレミアムプランでのご利用となります。
MENU
【１】シフト設定前に
【２】勤務地に関する設定
【３】シフトの管理者設定
【４】スケジュールテンプレートの設定
【５】資格・力量の設定
【６】従業員の設定
∟（１）個別就業設定
∟（２）従業員設定
【７】ヘルプ勤務について
【８】シフトの募集（別タブで開きます）
【９】シフト作成（別タブで開きます）
【１０】シフト管理者用マニュアルの作成
シフトを作成するためには企業管理者による事前の設定が必要です。
設定完了後に、勤務地ごとの管理者にシフト作成の依頼を行います。
シフト作成に必要な設定はおおまかに以下3点となります。
また、シフト機能は店舗での利用を想定しているため、従業員への通知やシフト募集はPCではなくスマートフォンで行うようになります。
シフト管理の利用設定
まずは設定＞企業設定にて「システム設定」タブよりシフト管理を「利用する」として、シフト管理メニューを表示させます。
勤務地を作成します。
シフト＞勤務地設定にて「勤務地追加」をクリックします。
以下勤務地作成画面に必要な情報を入力します。
基本情報タブ
①勤務地名称
新規で作成したい勤務先の名称を入力します。
②勤務地略称
勤務先の略称を入力します。
ここで入力した勤務先略称が「他勤務先にヘルプ勤務した際」に表示されます。
③勤務地コード
拠点番号などのコードを入力します。
ここで入力したコードは打刻による工数管理を行う際に利用します。
④就業規則・労使協定管理機能
就業規則・労使協定管理に利用する勤務先の場合「利用する」とします。
詳しくはこちらをご覧ください。
④備考
メモを入力できます（255文字まで）。入力は任意です。
従業員タブ
本画面で勤務地に所属する従業員を登録できます。選択できる従業員から勤務地に所属する従業員をドラッグします。
上部にある「組織」を選択すると、該当組織に所属する従業員の一覧が表示されます。「組織」と「勤務地」がイコールの場合には、この方法で従業員を勤務地に登録してください。
勤務地の設定は従業員ごとに設定することも可能です。
また、カスタムインポートで従業員に対し一括での勤務地設定も行えます。
行事タブ
勤務地ごとの行事が登録できます。「新しい行事を追加」をクリックして登録します。また他勤務地から行事をコピーすることもできます。
登録した行事は週次シフトや月次シフトで確認ができます。
ラベルタブ
勤務地ごとにラベルが登録できます。
「新しいラベルを追加」をクリックして登録します。また他勤務地からラベルをコピーすることもできます。
ラベルは当番などのフラグとするため、スケジュールテンプレートが適用されていない日には設定できません。
登録したラベルは週次シフトや月次シフトで確認ができます。
・「行事」や「ラベル」はシフト管理者権限でも追加ができるので、実際に利用する店舗に依頼して設定も可能です。
シフト管理を行う店長などの管理者にシフト作成に関する権限を付与します。
設定＞従業員内の「管理権限設定」にて、シフト管理にチェックが入った管理者権限パターンを作成します。
個人のスケジュールテンプレートを作成する場合、従業員の申請を承認する場合には、「予定・実績管理」を、スケジュール画面からの予定の作成や修正を行う場合には「スケジュール管理」の権限も付与するなど、用途に合わせて権限パターンを作成してください。
「シフト管理」は従来のように対象が「管理先組織」ではなく、「設定＞従業員設定で設定されている自分の勤務地」となります。
店舗で利用するスケジュールのテンプレートを作成します。
スケジュールのテンプレート作成の詳細についてはこちらを確認してください。
スケジュールテンプレートは、以下のように紙で作成したテンプレートの赤枠部分のシフトパターンを作成するイメージになります。
また、スケジュールテンプレートは企業全体で利用する「共通」と、予定・実績管理権限のある一般管理者のみ利用する「個人」とで保存ができます。
店舗などのシフトパターンによって、以下のように設定をするとスケジュール作成がスムーズに行えます。
・スケジュールテンプレートは予定・実績管理の権限がある管理者にて作成が可能です。企業管理者にて全社共通のシフトのみ【共通】で登録して、それ以外は実際に利用する管理者に依頼する方法でも設定可能です。
「店長」「ベテラン」「薬剤師」など、資格・力量を設定し、シフト作成時に参考にできるようにします。
シフト＞資格・力量設定にて「資格・力量追加」をクリックします。
以下資格・力量詳細画面に必要な情報を入力します。
①資格・力量名称
新規で作成したい資格・力量の名称を入力します。
②区分
資格または力量で選択します。
③備考
メモを入力できます（255文字まで）。入力は任意です。
登録した資格・力量は週次シフトや月次シフトで確認ができます。
また、以下のように日ごとに必要な資格・力量を設定し、その該当従業員がシフトに組み込まれているか確認ができます。
作成した資格・力量の従業員への設定は「従業員設定」にて行います。
この「資格・力量詳細画面」では付与されている従業員の確認が行えます。
・「資格・力量設定」はシフト管理者権限でも追加ができるので、実際に利用する店舗に依頼して設定も可能です。
従業員ごとの「個別就業設定」にてシフトアラートの閾値設定が必要になります。
また、「従業員設定」にて作成した管理権限の付与、資格・力量の設定を行います。
設定＞就業条件の「就業条件設定」にて各従業員ごとの「個別就業設定」より従業員ごとのシフト作成アラートの閾値を設定します。また、完全シフト制の場合には、個別就業設定では全日労働日とします。
個別就業設定はテンプレートを作成して適用することも可能です。個別就業設定テンプレートに関してはこちらをご覧ください。
【個別就業設定 予定時刻設定】
【個別就業設定 シフト作成時のアラート表示】
シフトアラート時の表示設定を行うことにより、以下のように月次シフト作成時に閾値を参照し、該当箇所が赤または青でマークされます。
深夜労働/週28時間制限/勤務間インターバルに関してのアラートは以下リンクを確認してください。
設定＞従業員内の「従業員設定」の「変更」ボタンよりシフト作成の権限付与と資格・力量の設定を行います
管理権限設定タブ
シフトを作成する管理者には「管理権限設定」タブより作成した権限を付与してください。
勤務地タブ
シフト作成の際の権限範囲は「自分が所属する勤務地」に対して行使されます。
管理者の勤務地の設定も確認してください。
資格・力量タブ
「資格・力量」タブより、従業員に付与する「資格・力量」を選択します。
利用機能設定タブ
シフト募集に対する従業員からの申請はスマートフォンでのみ行えます。
シフト募集機能を利用する場合には、スマホマイページ「利用可能」とし、勤務予定＆実績 更新権限を「申請/承認制」とします。
個別設定タブ
また、「個別設定」にて勤務申請/上司（承認or却下）メールを「通知する」とした場合には、シフトへの応募に対し承認すると、従業員にメール送信がされます。
・「申請承認・回覧者」が「組織階層に伴う（旧設定）」の場合には申請通知メールは「就業マスター」で設定するようになります。
店舗の利用の場合には、普段勤務している店舗以外にヘルプ勤務をする場合があります。
AKASHIの勤務地には「メインの所属勤務地」という設定は存在しません。所属するのは「組織」であり、「勤務地」は場所の情報のため、複数を登録できます。
上記のようにヘルプ勤務を行う従業員に2つの勤務地を登録し、それぞれ勤務する日は該当の勤務地でスケジュールテンプレートを適用します。シフト画面ではスケジュール登録の際に勤務地情報が登録されるため、適用された勤務地がどちらなのかわかるようになります。
設定が完了した後に、以下マニュアルをダウンロードし、お客さま企業のルールに合わせてカスタマイズしてください。
カスタマイズが完了した後に、各拠点のシフト管理者への配布用としてご利用ください。