シフト設定

企業管理者によるシフト設定
___.png

店舗の管理者がシフト作成を行うために、企業管理者による事前設定が必要です。
本ページでは企業管理者が事前設定を行い、シフト作成をする店舗管理者に連絡をするまでを説明しています。

※シフト機能はプレミアムプランでの対応となります

今回の設定のシナリオ
_________.png

明石株式会社はカフェ「AKASHI」を都内近郊に5店舗で展開。現在は店長が翌月のシフトを紙で管理。アルバイトスタッフは翌月のシフトが出た段階で、店長にシフトの変更を依頼している。

__________3.png

設定INDEX
_____.png

【1】初めに
【2】勤務地設定
【3】資格・力量設定
【4】管理権限設定
【5】従業員設定
【6】スケジュールテンプレート設定
【7】シフト管理者マニュアルの作成

【1】初めに
_____.png

従業員を登録する 

 まずは従業員を登録します。従業員設定に関しては、こちらをご覧ください。
今回は従業員を以下のように登録しました。店長には後ほど管理権限を付与します。

_________1.png 

組織の設定 

シフトの作成は「勤務地」ごとに行います。AKASHIには「組織」と「勤務地」がありますが、おおまかに「組織」は部署、「勤務地」は場所という位置づけになります。

今回は店舗のアルバイトスタッフの登録となるため、組織と勤務地はイコールとしました。

_________2.png

共通就業設定 

シフト募集に対する従業員からの申請はスマートフォンでのみ行えます。

設定>共通就業設定にて、アルバイトスタッフの「5.申請・従業員権限」を以下のように「スマホ マイページ利用可否」を「利用可」とします。
尚、「スマホ 実績修正可否」を「不可」としてもシフトの募集への応募は行えます。ただし、勤務実績の申請は行えなくなります。

_________32.png

また、申請承認メールを「通知する」とした場合には、シフトへの応募に対し承認すると、従業員にメール送信がされます。

_________36.png

____.png
・事前準備として店舗のスタッフは「スマホ マイページ利用可」とする
・「スマホ 実績修正可否」を「不可」としてもシフトの募集への応募は行える
・申請承認メールを「送信する」としている場合、シフトへの応募に対し承認すると、従業員にメール送信がされる

【2】勤務地設定
_____.png

勤務地を作成します。
シフト>勤務地設定にて「勤務地追加」をクリックします。

______1.png

基本情報 

_________4.png

■勤務地名称
新規で作成したい勤務先の名称を入力します。

■勤務地略称
勤務先の略称を入力します。
ここで入力した勤務先略称が「他勤務先にヘルプ勤務した際」に表示されます。

■備考
メモを入力できます(255文字まで)。入力は任意です。 

従業員 

本画面で勤務地に所属する従業員を登録できます。選択できる従業員から勤務地に所属する従業員をドラッグします。

_________5.png 

上部にある「組織」を選択すると、該当組織に所属する従業員の一覧が表示されます。「組織」と「勤務地」がイコールの場合には、この方法で従業員を勤務地に登録してください。

 _________6-1.png

______.png

店舗の繁忙期には所属店舗以外にヘルプ勤務をする場合があります。AKASHIの勤務地には「メインの所属勤務地」という設定は存在しません。所属するのは「組織」であり、「勤務地」は場所の情報のため、複数を登録できます。

 _________7.png

今回はわかりやすく、上記の表のように、「組織」=「勤務地(メイン)」としました。また、スタッフに関しては「ヘルプ勤務地は登録しない」という形を取ります。
また、店長のみ「自分の管理する勤務地(メイン)」と「ヘルプ勤務を頼む可能性がある勤務地」を勤務地として登録します。

これは、ひとりの従業員に対して勤務地を複数登録すると、シフト募集やシフト確定のメールがどちらの勤務地のものも送信されるためとなります。

以下を参照して設定方法をご確認ください。今回は右側の設定としています。

_________33.png

以下は品川店の店長の設定です。まずはアルバイトスタッフと店長の「組織」=「勤務地(メイン)」の設定を行います。

_________8.png

尚、勤務地設定は各従業員の従業員設定にも反映します。店長はこの画面にて、以下のように「自分の管理する勤務地(メイン)」と「ヘルプ勤務を頼む可能性がある勤務地」を登録します。

例では品川店の店長は新宿店を勤務地(メイン)とするスタッフにヘルプを頼むことが多いため、以下のような勤務地設定となっています。

_________9.png

行事 

勤務地ごとの行事が登録できます。「新しい行事を追加」をクリックして登録します。また他勤務地から行事をコピーすることもできます。

_________10.png

登録した行事は週次シフトや月次シフトで確認ができます。

_________11.png

ラベル 

勤務地ごとにラベルが登録できます。
「新しいラベルを追加」をクリックして登録します。また他勤務地からラベルをコピーすることもできます。

ラベルは「鍵当番」や「掃除当番」、「研修中」など、シフト表を壁に貼ったときをイメージし、そこに加えたいラベルを設定してください。

_________12.png

登録したラベルは週次シフトや月次シフトで確認ができます。

 _________34.png

____.png
・「行事」や「ラベル」はシフト管理者でも追加ができるので、実際に利用する店舗に依頼する方法でも可能。

【3】資格・力量設定
_____.png

資格・力量を設定します。
シフト>資格・力量設定にて「資格・力量追加」をクリックします。

______2.png

基本情報 

_________14.png

■資格・力量名称
新規で作成したい資格・力量の名称を入力します。

■区分
資格または力量で選択します。

■備考
メモを入力できます(255文字まで)。入力は任意です。

_________15.png

登録した資格・力量は週次シフトや月次シフトで確認ができます。また、以下のように日ごとに必要な資格・力量を設定し、その該当従業員がシフトに組み込まれているか確認ができます。

_________16.png

作成した資格・力量の従業員への設定は「従業員設定」にて行います。
この「資格・力量詳細画面」では付与されている従業員の確認が行えます。

_________17.png

____.png
・「資格・力量設定」はシフト管理者でも追加ができるので、実際に利用する店舗に依頼する方法でも可能。

【4】管理権限設定
_____.png

今回、新たな管理権限の項目に「シフト管理」が追加されました。
シフトを管理する店長に「この管理権限の項目がチェックされたパターン」を割り当てます。

設定>管理権限設定をクリックします。

_________18.png

「シフト管理」の項目にチェックを入れると、自分の勤務地のシフト作成・シフト募集ができます。
また、「予定・実績管理」の項目にチェックを入れると、管理先組織の申請承認や実績修正ができます。
従って「シフト管理」は従来のように対象が「管理先組織」ではなく、「設定>従業員設定で設定されている自分の勤務地」となります。

_________19.png

今回は全員「組織」=「勤務地(メイン)」に設定しているので、店長には上記両方のチェックを入れました。
これは、シフトの作成と同時に、その店舗のスタッフのシフト応募申請を承認するためとなります。

____.png
・「シフト管理」は管理先組織ではなく「自分の勤務地」が対象となる。

【5】従業員設定
_____.png

従業員ごとのシフトアラートの閾値や、作成した資格・力量設定、管理権限を設定します。

管理権限と資格・力量 

 設定>従業員設定にて設定する従業員の「変更」ボタンをクリックします。

_________20.png
 

今回、以下のように「店長」の管理権限を付与し、資格として「店長」も設定します。
まずは管理権限を設定します。
尚、従業員設定の詳細はこちらをご確認ください。

_________21.png

管理権限を設定後、従業員設定画面にて「権限」を「店長」でフィルタします。
この状態で各従業員の「変更」ボタンをクリックします。

_________22.png

「資格・力量」タブより、従業員に付与する「資格・力量」を選択します。
今回は「店長」を設定します

_________23.png

個別就業設定 

従業員ごとのシフト作成アラートの閾値を設定します。また、完全シフト制の場合には、個別就業設定では全日労働日とします。
個別就業設定はテンプレートを作成して適用することも可能です。個別就業設定テンプレートに関してはこちらをご覧ください。

【個別就業設定 予定時刻設定】
 _________24.png

【個別就業設定 シフト作成時のアラート表示】
_______2.png

シフトアラート時の表示設定を行うことにより、以下のように月次シフト作成時に閾値を参照し、該当箇所が赤または青でマークされます。

_______3.png

以下はアラートの表示条件となります。

_______1.png

  【6】スケジュールテンプレート設定
_____.png

店舗で利用するスケジュールのテンプレートを作成します。
スケジュールのテンプレート作成について詳しくはこちらをご覧ください。

_________27.png

スケジュールテンプレートは、以下のように紙で作成したテンプレートの赤枠部分のシフトパターンを作成するイメージになります。

_________28.png

また、スケジュールテンプレートは企業全体で利用する「共通」と、作成した本人のみの利用とする「個人」とで保存ができます。
店舗のシフトパターンによって、以下のように設定をするとスケジュール作成がスムーズに行えます。

_________29.png

今回は店舗での利用のため、以下のように作成しました。

 ★【共通】で作成したシフトパターン
_________30.png

★【個人】で作成したシフトパターン
_________35.png

★品川店の店長でログインした場合の表示
_________31.png

共通パターンが多いと実際にシフトを作成する管理者が使いづらくなります。【共通】で作成するテンプレートは少なくする、店舗数が少ない場合には、企業管理者が店舗管理者のIDでログインして【個人】を作成しておく、などの工夫で使いやすいシフトパターンを作成してください。

____.png
・スケジュールテンプレートはシフト管理者でも追加ができるので、全社共通のシフトのみ【共通】で登録して、それ以外は実際に利用する店舗に依頼する方法でも可能。

【7】シフト管理者マニュアルの作成
_____.png

設定が完了した後に、以下マニュアルをダウンロードし、お客さま企業のルールに合わせてカスタマイズしてください。
カスタマイズが完了した後に、各拠点のシフト管理者への配布用としてご利用ください。 

このヘルプは役に立ちましたか?