SmartHR連携について
SmartHRに設定した部署/雇用形態/事業所をAKASHI側の組織/雇用区分/勤務地として取り込むことができます。
そのうえで、SmartHRに登録した従業員情報をAKASHIに取り込めます。
本連携により、従業員情報を入力する手間が省け、一元管理することが可能になります。
・本機能のご利用にはSmartHR PlusにてAKASHIの連携アプリをインストールする必要があります。
MENU
【１】連携設定
【２】設定取り込み
∟（１）組織の取り込み
∟（２）雇用区分の取り込み
∟（３）勤務地の取り込み
【３】従業員取り込み
∟（１）チェックボックスで選択して取り込み
∟（２）csvファイルで取り込む
設定＞外部連携設定を開き、SmartHRの「登録」をクリックします。
SmartHR連携設定登録画面が表示されます。
SmartHR連携設定は設定後にON/OFFを変更することが可能です。
①企業管理者による取込
企業管理者による取り込むのON/OFF設定です。
②一般管理者による取込
一般管理者による従業員の取り込みのON/OFF設定です。
「従業員管理」の権限がある管理者のみ取り込みが可能となります。
③連携機能ON/OFF
連携機能のON/OFF設定です。OFFにすることで「SmartHR 取り込み」ボタンを非表示にできます。
「確定」をクリックし、連携設定が保存されたメッセージを確認します。
設定を行う管理者ごとに認証を行います。
設定＞従業員設定など、取り込みを行う画面に遷移します。
「SmartHR連携 認証」のボタンをクリックし、認証を行います。
従来のアクセストークンでのご設定の場合には、部署/雇用形態/事業所の取り込みは行えないようになります。
SmartHRに設定されている部署/雇用形態/事業所をAKASHI側の組織/雇用区分/勤務地として取り込めます。
・組織は新規取り込みとなります。組織階層の変更や追加は組織改編を行ってください。
設定＞組織（所属）設定に画面を遷移します。
「SmartHR取り込み」ボタンをクリックします。
SmartHR組織一覧が表示されます。
組織新規取り込み
SmartHR組織一覧より上部取り込み先組織にて「親組織」とする組織を選択し、「取り込み開始」をクリックします。
取り込みが開始し、完了のメッセージが表示されます。
組織を検索し、正常に取り込まれたことを確認します。
組織改編取り込み
SmartHR組織一覧より「エクスポート」をクリックし、SmartHRの組織の一覧をエクスポートします。
エクスポート完了後、再度「SmartHR取り込み」ボタンをクリックして、csvファイルをダウンロードします。
ダウンロードしたファイルを編集し、組織改編の予約設定を行います。
組織改編のファイル編集方法、設定方法については、以下ページを参照してください。
・組織改編
設定＞雇用区分設定に画面を遷移します。
「SmartHR取り込み」ボタンをクリックします。
SmartHR雇用区分一覧が表示されます。取り込む雇用区分にチェックを入れ、「取り込む」ボタンをクリックします。
取り込みが開始し、完了のメッセージが表示されます。
設定＞勤務地設定に画面を遷移します。
「SmartHR取り込み」ボタンをクリックします。
SmartHR勤務地一覧が表示されます。取り込む勤務地にチェックを入れ、「取り込む」ボタンをクリックします。
取り込みが開始し、完了のメッセージが表示されます。
SmartHRからの従業員取り込みの際、選択された従業員がAKASHIに未登録の場合には新規で従業員情報が取り込まれます。
既にAKASHIに登録されている従業員はSmartHRからの取り込みの際に従業員番号とメールアドレスをキーとして上書きでの取り込みが行われます。
また、SmartHRからの取り込み後の上書きの際にはSmartHR側にてユニークに設定される「SmartHR_id」により上書き取り込みを行います。
・AKASHIに登録されていない組織、雇用区分で取り込みを行った場合、AKASHI側ではデフォルト組織の「企業」、デフォルト雇用区分の「従業員」に紐付きます。
・SmartHR側にて「従業員氏名」「ビジネスネーム」の両方が設定されている場合、AKASHI側の従業員氏名は「ビジネスネーム」となります。
取り込みの操作
設定＞従業員設定に画面を遷移します。
「SmartHR取り込み」ボタンをクリックします。
SmartHR従業員一覧が表示されます。
①取込方法選択
以下より取り込む方法を選択します。
②SmartHR上の組織情報にAKASHI上の組織情報を親として追記する
SmartHRにて取り込む従業員に設定されている組織情報に、AKASHI上の組織情報を親として追記できます。
③SmartHR従業員一覧
SmartHRに設定されている従業員一覧が表示されます。50名ずつの表示になるため、「次へ」ボタンをクリックして確認が行えます。
チェックボックスで選択した従業員のみ取り込みます。
SmartHR従業員一覧から取り込む従業員にのみチェックを入れ、「取り込む」ボタンをクリックします。
取り込みが開始し、完了のメッセージが表示されます。
・組織・雇用区分は本機能では設定できません。組織・雇用区分の設定は、csvファイルにて取り込み設定を行ってください。
csvファイルでの取り込みはAKASHIの以下情報を追記して紐付け取り込むすることが可能です。
■csvファイルに追記して紐付けることができる情報
・勤務地
・36協定対象勤務地
・個別就業テンプレート
・従業員設定（利用開始日/利用機能設定/タイムゾーン/個別設定など）
取込方法選択より「csvファイルで取り込む」を選択、SmartHRの一覧をエクスポートします。
エクスポート完了後、再度「SmartHR取り込み」ボタンをクリックして、csvファイルをダウンロードします。
ダウンロードしたファイルを必要に応じて編集します。
ファイルの編集方法
A列「SmartHR_id」は削除不可項目です。D～G列は必要であれば追加入力します。
I列「姓」J列「名」は入力必須項目です。以降必要な場合にはファイルに修正、追加入力をします。
「SmartHR取り込み」ボタンをクリックし、「CSVインポート」タブよりファイルを選択して「インポート」をクリックします。