就業規則・労使協定管理について
就業規則や労使協定の作成から周知までの管理が行えます。
全事業場の進捗管理、担当者へのスケジュール通知、従業員への周知まで対応可能です。
＜就業規則・労使協定管理でできること＞
・就業規則・労使協定のスケジューリング管理
・就業規則・労使協定の従業員周知
・就業規則・労使協定成立までの履歴の管理
MENU
【１】設定方法
∟（１）勤務地の設定
∟（２）規定・協定設定
∟（３）工程管理の設定（スケジュール設定）
【２】進捗確認
【３】次年度更新
設定＞勤務地の設定より規定・協定管理を利用する勤務地にて「基本情報」より「就業規則・労使協定管理機能」を利用するとします。
※企業管理者、協定管理権限者（編集可/すべての勤務地）は本画面にてすべての規定・協定管理の設定が可能です。
就業規則・労使協定管理に利用できる勤務地は1勤務地までは無料となります。
2勤務地以上を利用される場合には、オプションサービスのご契約が必要となります。
設定＞規定・協定設定の設定より、協定管理機能を利用するとした勤務地を選択、「規定・協定検索」ボタンより検索をします。
「規定・協定追加」ボタンより追加画面を表示し、必要な内容を入力します。
【基本情報】規定・協定設定の基本の情報を入力します。
①就業規則・労使協定の種別
種別を以下より選択できます。
※就業規則・労使協定の内容については各企業の社労士にお問い合わせください。
②名称
規定・協定設定の名称を入力します。
※80文字まで入力可能
③表示順
規定・協定設定画面上での表示順を入力します。
※ 10000桁まで入力可能
④説明
該当の就業規則・労使協定の説明を入力します。
※255文字まで入力可能
⑤起算日
該当の就業規則・労使協定の起算日を設定します。
⑥更新形態
有効期限の定めのあり/なし、ありの場合の年数を設定します。
有効期限の定めがあり、かつ「更新時期になると一覧で知らせる」にチェックがあると、3ヶ月前から規定・協定管理画面の該当の規定・協定に更新期限までのお知らせが表示されます。
⑦周知ファイル指定
従業員周知する際にリンク先となるPDFファイルを指定します。
PC上のファイルを指定する、あるいは他の事業場（勤務地）と同じファイルを使用することが可能です。
※PDFファイル以外の形式のファイルは設定できません。
※PDFファイルの容量は1MBまでとなります。
※PC上の指定されたファイルはAKASHI側に保存されます。PC上のファイルを移動・削除しても影響はありません。
⑧周知
従業員マイページへの周知のする/しない、周知方法を選択します。
周知するとした場合には、ダッシュボード/出勤簿/マイページ打刻画面にそれぞれ以下のように周知ファイルへのリンクが表示されます。
周知ファイルをアップロードすると、従業員周知率が表示されます。
従業員周知率は以下方法で算出しています。
周知方法で設定した「ダッシュボード」「出勤簿」「マイページ打刻画面」よりファイルへのリンクをクリックした従業員数／勤務地に所属している従業員数
※小数点は切り捨て
※従業員周知率の内訳（閲覧した従業員の確認）は表示されません
周知ファイルを「削除」ボタンより削除すると、周知率は「周知前」に戻ります。
※他事業場でも利用している周知ファイルの場合、他の事業場のファイルも削除され、周知率も「周知前」に戻ります。
【協定担当】
該当の勤務地から「事業場担当者」「労働者代表」をドラッグアンドドロップで選択します。
※事業場担当者/労働者代表は管理権限は必須ではありません。
・労働者代表は36協定の特別条項発動の通知メール送信先に設定できます。
「工程設定」ボタンよりスケジュールの設定を行います。
工程名称、開始日と終了日を設定します。
以下は一般的な「36協定」「就業規則」のスケジュール例になります。
企業ごとに必要な工程を確認し、スケジュール設定を行ってください。
■36協定
①労使協定書（労使協定届）案作成 ＊約3週間前くらいまで
②労働者代表選出・締結 ＊約2週間前くらいまで
③労基署へ届出 ＊約5日前くらいまで
④従業員へ周知 ＊約3日前くらいまで
■就業規則
①就業規則案作成 ＊約3週間前くらいまで
②従業員説明会 ＊約2週間前くらいまで
③労基署へ届出 ＊約5日前くらいまで
④従業員へ周知 ＊約3日前くらいまで
同一勤務地の別の協定のスケジュールをコピーすることも可能です。
選択した協定の起算日を元にスケジュールが設定されます。
【通知設定】
スケジュールに対し、通知設定を行うと、通知タイミングに合わせてログイン時に該当担当者にポップアップ通知が表示されます。
通知設定を行いたい工程の「通知設定」にチェックを入れます。
「通知設定」の画面がモーダル画面下部に表示されるので、通知日と通知先を選択し、「＋追加」をクリックします。
※複数日の設定も可能です。
「通知設定」まですべて完了した状態でモーダル画面下の「確定」をクリックします。
【通知日】
AKASHIログイン後にポップアップ通知が行われます。通知内容を確認し、協定管理権限者は確認修正＞「規定・協定」の進捗状況より進捗確認やコメント入力を行ってください。
日付が変わり通知日でなくなるとポップアップ通知は表示されないようになります。
就業規則・労使協定の成立までの進捗状況を確認できます。
進捗通知のポップアップが上がった際などに確認してください。
※企業管理者、協定管理権限者（編集可/すべての勤務地）はすべての勤務地に対し、進捗状況の確認およびコメント追加、完了が可能です。
確認修正＞規定・協定内「進捗状況」より進捗確認を行う勤務地を選択し、「検索」をクリックします。
作成した就業規則・労使協定ごとに進捗状況が表示されます。
【進捗状況画面】
①種別
就業規則・労使協定の種別でフィルタをかけることができます。
②進捗状況
すべてと
「遅延あり」（終了日を迎えてチェックがない工程がある）
「遅延なし」（終了日前の工程、完了した工程しかない）
でフィルタをかけることができます。
③勤務地（事業場）名称
事業場名称で昇順/降順に並べ替える、またはフィルタをかけることができます。
④規定・協定名称
規定・協定名称で昇順/降順に並べ替える、またはフィルタをかけることができます。
⑤更新形態
有効期限の定めあり/有効期限の定めなしが表示されます。
⑥準備期間
工程のもっとも過去日の開始日～もっとも未来日の終了日を表示します。
⑦タスク進捗状況
「進捗確認」にて終了日到来状況、完了状況により、フェイスマークとグラフ、パーセンテージ、割合が表示されます。
【フェイスマーク】
【グラフバー】
【割合・パーセンテージ】
⑧従業員周知率
「規定・協定設定」にて周知ファイルをアップロードした場合、従業員周知率が表示されます。
従業員周知率は以下方法で算出しています。
周知方法で設定した「ダッシュボード」「出勤簿」「マイページ打刻画面」よりファイルへのリンクをクリックした従業員数／勤務地に所属している従業員数
※小数点は切り捨て
※従業員周知率の内訳（閲覧した従業員の確認）は表示されません
⑨進捗確認
「進捗確認」ボタンより、各工程の期間などを確認できます。
開始日～終了日の間に表示した場合には、赤文字で期間中であることを確認できます。
協定管理の権限がある場合には、「＋コメント追加」よりコメントの追加、および「完了」をすることが可能です。権限のある担当者は工程が完了した際には「完了」にチェックを入れてください。「完了」することにより進捗率が変わります。
作成した就業規則や労使協定は更新形態が「有効期限の定めあり」の場合には期限の終了に合わせて次年度作成が必要になります。
規定・協定設定にて更新が必要な就業規則・労使協定の「次年度作成」ボタンをクリックします。
該当の規定・協定に関し、次年度の起算日、更新形態などを入力し、「確定」をクリックします。
次年度として作成された設定が上位に表示されます。
前年度分となった元の就業規則・労使協定を確認する場合には、名称横の「▼」をクリックして表示してください。
作成された新しい就業規則・労使協定の「詳細/編集」をクリックし、詳細設定を確認します。
昨年度の情報が引き継がれているため、変更点がある場合には、基本情報/担当者ともに修正を行ってください。
新しい就業規則・労使協定の「工程設定」をクリックし、工程の設定を行います。
※工程設定は前回の内容を引き継ぎません。
・有効期間の定めがある場合、「更新時期になると一覧で知らせる」のチェックをしておくと、画面上に更新期限が表示されるようになります。