従業員設定

この画面で行うこと
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AKASHIを利用する従業員の登録および従業員に関する以下情報を設定可能です。

・従業員名、従業員番号、E-mailアドレス、パスワードなどの個人情報設定
・従業員の入社日、退職日などのステータス設定
・従業員の打刻用カードの登録
・従業員への管理権限の付与および管理先組織の設定
・個別就業設定

 従業員設定の画面概要
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「従業員設定」の画面では「組織設定」や「雇用区分設定」など、他のメニューで作成をした設定を選択して、それぞれの従業員に紐づけを行います。

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そのため、上記のそれぞれの設定が完了後に、従業員設定を行うとスムーズに設定が行えます。

説明INDEX
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【1】従業員新規登録
【2】従業員設定および「変更」メニュー
【3】個別就業設定
【4】カード登録
【5】URL一括送信

【1】従業員新規登録
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従業員を手動で新規登録することが可能です。
※複数の従業員を一括で登録する場合は、各種インポートをご利用ください。

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① 画面右上の「従業員追加」ボタンをクリックします。

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② 下記画面が表示されます。
タグで分かれた項目に関し、それぞれ設定を行います。

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 【2】従業員設定および「変更」メニュー
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(1)基本情報 

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※基本情報にて入力必須項目は「氏名」のみとなります。
以下に重要な項目について説明します。

■タグ
「リーダー」や「SV」など、雇用区分や組織名ではない従業員のフラグとして設定できます。設定したタグは、従業員一覧画面の検索ボックス(下記画像)で、検索することが可能になります。

■メールアドレス
企業内でメールアドレスは重複して登録できません。個人ごとにユニークなメールアドレスをご登録ください。

■従業員番号
半角英数字で20字まで登録できます。AKASHIではメールアドレスまたは従業員番号でログインを行えます。また、予定実績のインポートなどには従業員番号が必須となりますので、なるべくご設定ください。

■ICカード(IDM番号)
打刻に利用するカードの固有の番号です。カード登録すると、自動で登録されます。

■入社日
入社日から勤続年数を算出し、有給休暇の自動付与が行われます。共通就業設定にて年次有給休暇の自動付与設定をされた場合には、必ずご設定ください。

■退職日
退職日を設定することにより、退職処理を行えます。該当の従業員は設定した年月日に在職区分が「退職」となります。退職日で出勤簿の日付けは終わります。

■利用開始日
実際に該当の従業員がAKASHIの利用を開始する日を設定してください。利用開始日以前は日ごとの集計が行われません。そのため、アラート対象にはなりません。

■パスワード
マイページログインに必要なパスワードを設定、変更します。 パスワードは8文字以上、英字・数字・記号を2種類以上使用し、設定してください。

※従業員自身にパスワード設定を行っていただく場合には、マイページURL一括送信を行ってください。

 

(2)組織・雇用区分 

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本項目では、「組織」「雇用区分」の履歴および現在の設定を確認できます。


①組織・雇用区分の選択
 組織(1)にある「組織」「雇用区分」について、それぞれプルダウンより選択します。
また、異動日(その組織、雇用区分の設定が開始する日)を選択します。

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【項目の説明】

■組織:初期値(企業)および組織設定にて作成した組織が選択できます。
■雇用区分:初期値(従業員)および雇用区分設定にて作成した雇用区分が選択できます。
■異動日:その組織、雇用区分の設定が開始する日として設定します。

【異動日について】
AKASHIでは組織や雇用区分の設定は「前月度の開始日」以前に遡って設定することができません。
詳しくはこちらをご確認ください。

【サブ組織】
所属組織とは別に「サブ組織」を設定できます。組織を兼任される場合などに設定してください。

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(3)権限設定 

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本項目では、「管理権限の付与」および「管理先組織の指定」が行えます。

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【項目の説明】

■権限区分:「管理権限なし」および管理権限設定にて作成した組織が選択できます。
■管理先組織:組織設定にて作成した組織が選択できます。
※企業管理者はAKASHIにおける最上位権限のため、「管理先組織」は選択できません。

(4)従業員削除 

 本画面にて登録した従業員の削除が行えます。
削除を行うと、該当従業員の出勤簿や設定はすべて消去されますので、ご注意ください。本機能はテストで登録した従業員の削除などにお使いください。
AKASHIの利用履歴がある従業員に関しては削除ではなく退職処理を行っていただくようお願いいたします。

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削除タブをクリックすると、上記画面が表示されます。削除をされる場合には、「削除する」にチェックを入れ、「削除」ボタンをクリックしてください。

 

 【3】個別就業設定
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従業員各自に「個別就業設定」が行えます。
個別就業設定のテンプレートの意味や各項目については、こちらからご覧ください。
本画面では以下のように、作成した個別就業テンプレートを適用するなど、個別就業設定を個人用に設定します。

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 【4】カード登録
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カード登録にはPaSoRiが必要となります。PaSoRiのソフトウェアをWindowsPCにインストールし、接続後に以下画面にてカード登録を行ってください。

①PaSoRiをUSBポートに接続し、「登録」ボタンをクリックします。

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②以下画面が表示されるので、FeliCa対応カードをかざします。

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自動的に登録が完了します。

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④登録完了後は「削除」という表記に変わります。

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【5】URL一括送信
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 AKASHIの利用を開始する従業員にマイページのURLを一括送信で案内することができます。
※従業員情報にメールアドレスが登録されていることが前提となります。

①送信を行いたい従業員のチェックボックスにチェックを入れます。

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②送信を行いたい種類のボタンをクリックします。

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③メールが送信されます。

以下がそれぞれのURL一括送信のメール例です。

【マイページURL】
マイページのURLを案内するとともに、パスワード設定へ誘導します。

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【ログインURL】
マイページのURLを案内します。パスワード設定への誘導はなく、企業IDは直接記載されます。

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【パスワードURL】
パスワードのリセット申請を行い、パスワード設定へ誘導します。

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