従業員設定

 従業員設定について
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AKASHIを利用する従業員の登録および従業員に関する情報を設定できます。
「従業員設定」の画面では個別で設定する「従業員番号」「メールアドレス」「入社日」などの情報や、「組織設定」や「雇用区分設定」など、他のメニューで作成をした設定を呼び出して紐付ける情報があります。

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そのため、組織や雇用区分、管理権限のパターンなどの設定が完了後に、従業員設定を行うとスムーズに設定が行えます。

説明INDEX
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【1】従業員新規登録
【2】従業員設定および「変更」メニュー
【3】ICカード登録
【4】URL一括送信

【1】従業員新規登録
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従業員を手動で新規登録することが可能です。
※複数の従業員を一括で登録/設定する場合は、csvでのインポートをご利用ください。

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各種インポート
カスタムインポート

① 画面右上の「従業員登録」ボタンをクリックします。

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② 下記画面が表示されます。
タブで分かれた項目に関し、それぞれ設定を行います。

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 【2】従業員設定および「変更」メニュー
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(1)基本情報 

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※基本情報にて入力必須項目は「氏名」のみとなります。
以下に重要な項目について説明します。

■タグ
「リーダー」や「SV」など、雇用区分や組織名ではない従業員のフラグとして設定できます。設定したタグは、従業員一覧画面の検索ボックス(下記画像)で、検索することが可能になります。

■メールアドレス
企業内でメールアドレスは重複して登録できません。個人ごとにユニークなメールアドレスをご登録ください。

■従業員番号
半角英数字で20字まで登録できます。AKASHIではメールアドレスまたは従業員番号でログインを行えます。また、予定実績のインポートなどには従業員番号が必須となりますので、なるべくご設定ください。

■ICカード(IDM番号)
打刻に利用するカードの固有の番号です。カード登録すると、自動で登録されます。

■入社日
入社日から勤続年数を算出し、年次有給休暇の自動付与が行われます。共通就業設定にて年次有給休暇(年休、有休)の自動付与設定をされた場合には、必ずご設定ください。

■年休基準日
入社日とは別に年休の付与基準日がある場合に設定します。
Ex)入社月度の1日が毎年の付与日などの場合
年休基準日を別に設けるのチェックを入れると入力が可能となり、設定がされた場合には年休付与に関しては入社日ではなく年休基準日を基に勤続年数を決定し付与を行います。

■退職日
退職日を設定することにより、退職処理を行えます。該当の従業員は設定した年月日に在職区分が「退職」となります。退職日で出勤簿の日付けは終わります。

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退職設定

■利用開始日
実際に該当の従業員がAKASHIの利用を開始する日を設定してください。利用開始日以前は日ごとの集計が行われません。そのため、アラート対象にはなりません。

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利用開始日とは何でしょうか?

■パスワード
マイページログインに必要なパスワードを設定、変更します。
パスワードは8文字以上、英字・数字・記号を2種類以上使用し、設定してください。
尚、従業員番号が含まれるパスワードは設定ができません。
パスワードポリシーは「企業設定」にて設定が可能です。
従業員自身にパスワード設定を行っていただく場合には、マイページURL一括送信を行ってください。

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・「認証連携以外でログインしない」にチェックをすると、パスワードの変更メニューが表示されないようになり、設定されていたパスワードはクリアされます。
SAML連携時、AKASHI側ではパスワード設定を行わない場合にチェックをしてください。
再度パスワードログインをされる際には、チェックを外し、改めてパスワード設定を行ってください。

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企業設定
連携シングルサインオン(SAML)

(2)組織・雇用区分 

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本項目では、「組織」「雇用区分」の履歴および現在の設定を確認できます。
また、「異動履歴設定」では過去日~当日までの移動履歴の変更が行え、
「異動予約」では翌日以降の未来日に対する異動の設定が行えます。

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【異動履歴設定】
当日を含む過去日に対する異動履歴の修正が行えます。

■組織:初期値(企業)および組織設定にて作成した組織が選択できます。
■雇用区分:初期値(従業員)および雇用区分設定にて作成した雇用区分が選択できます。
■異動日:組織、雇用区分の設定が開始した日として設定変更が行えます。

【異動日について】
AKASHIでは組織や雇用区分の設定は「前月度の開始日」以前に遡って設定することができません。

【サブ組織】
所属組織とは別に「サブ組織」を設定できます。組織を兼任される場合などに設定してください。

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【異動予約】
未来日に対する異動を予約する際に設定します。
「組織改編」で予約された新規追加の組織に対しても異動を設定できます。

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■組織:初期値(企業)および組織設定にて作成した組織、新規追加組織が選択できます。
■雇用区分:初期値(従業員)および雇用区分設定にて作成した雇用区分が選択できます。
■異動日:組織、雇用区分の設定が開始する未来日として設定します。

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組織設定
雇用区分設定

(3)勤務地 

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本項目では、「勤務地」への所属設定を確認できます。

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勤務地設定

(4)資格・力量 

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本項目ではシフトメニューで作成した「資格・力量」を従業員に設定します。
※本項目jはプレミアムプランのみの表示となります。
※シフト作成機能を使用しない場合は設定不要です。

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シフト設定

(5)管理権限設定 

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本項目では、「管理権限の付与」および「管理対象の設定」が行えます。

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■権限区分:「管理権限なし」「企業管理者」および管理権限設定にて作成した管理権限が選択できます。
■管理先組織:組織設定にて作成した組織が選択できます。
※企業管理者はAKASHIにおける最上位権限のため、「管理先組織」は選択できません。
■管理従業員設定:個人単位で管理対象となる従業員を選択できます。
従業員はコンボボックスから検索できます。

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検索した従業員を「新しい管理対象従業員を追加」をクリックすることで追加します。

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※行使できる権限は「予定・実績管理」権限のみとなります。
■管理先予約設定:管理先組織の設定を日付を指定して予約が行えます。
現在設定されている管理先組織の解除予約も可能です。

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管理権限設定

(6)個別設定 

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本項目では申請承認・回覧者を「申請者が指定(新設定)」とした際の以下設定が行えます。
・申請通知メール
・申請理由の入力必須可否
・承認フロー設定
・最終承認者選択可否
・下位承認必須可否
※企業設定にて申請承認・回覧者「組織階層に従う(旧設定)」と設定されている場合、本項目は表示されません。旧申請設定の場合の本内容は就業マスターにて設定を行います。

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申請設定(新申請)
就業マスター

企業設定

(7)利用機能設定 

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こちらではマイページやマイページでの打刻、GPS打刻などの機能の利用可否を設定します。
各項目の詳細は以下のようになっています。

項目 PC 詳細内容 スマホ 詳細内容
マイページ利用可否 利用可 PCからマイページへのログインができます。 利用可 スマホからログインができます。
利用不可 PCからのマイページログインができません。
(管理権限がある場合にはマイページというアイコンが消えた状態になります)
利用不可 スマホからのログインができません。
勤務予定&実績 更新権限 権限なし(閲覧権限のみ) マイページ出勤簿からの日付毎のボタンが「詳細」となり、実績の修正はできません。 権限なし(閲覧権限のみ) スマホの出勤簿ではボタンが非表示となります。※月度の途中に設定を変更した場合は「詳細」ボタンが表示されます。実績の修正はできません。
申請/承認制 マイページ出勤簿からの日付毎のボタンが「申請」となり、申請ができます。 申請/承認制 スマホの出勤簿の日付毎のボタンが「申請」となり、申請ができます。
自己更新制(自己修正権限) マイページ出勤簿からの日付毎のボタンが「修正」となり、修正ができます。 自己更新制(自己修正権限) スマホの出勤簿の日付毎のボタンが「修正」となり、修正ができます。

出勤簿(マイページ)の表示開始

 -- 従業員作成日の前々月度以降  PCと同一 従業員登録を行った前々月度以降から表示可能となります。
利用開始日以降 利用開始日の月度以降から表示可能となります。
入社日以降 入社日の月度以降から表示可能となります。
マイページ打刻可否 打刻可能 マイページに「打刻」メニューが表示され、マイページ打刻が行えます。 打刻可能 ログインを行うと打刻画面が表示され、スマホ打刻が行えます。
打刻不可 マイページから「打刻」メニューの表示がなくなります。 打刻不可 ログインを行うと出勤簿が表示されます。「打刻」メニューの表示はありません。
GPS打刻(スマホのみ) -- -- 利用する GPSの位置情報を取得する状態で打刻が可能です。
-- -- 利用しない GPSの位置情報を取得しない状態で打刻が可能です。
GPS ON/OFFスイッチ
(スマホのみ)
-- -- 表示する GPS打刻のON/OFFが従業員側で行えます。
ONにした場合は、GPSの位置情報を取得した打刻が行え、OFFにした場合はGPSの位置情報を取得しない打刻が行えます。
-- -- 表示しない GPSの位置情報の取得が必須となり、位置情報が取得できた場合のみ打刻が可能となります。
公開API利用可否 利用する マイページに「APIトークン」メニューが表示され、APIトークンの作成が行えます。 -- --
利用しない マイページに「APIトークン」メニューの表示がなくなります。 -- --

シフト確認メニュー

表示する マイページに「シフト確認」として月次シフト、週次シフトが表示されます。 -- --
表示しない マイページに「シフト確認」メニューの表示がなくなります。 -- --
Chatwork連携利用可否 利用する マイページに「連携設定」メニューが表示され、チャットワークとの連携が行えます。 -- --
利用しない マイページに「連携設定」メニューの表示がなくなります。 -- --

※APIの利用を停止する場合は発行済みのAPIトークンを画面から削除してから「利用しない」に設定して下さい。
※シフト確認メニューはプレミアムプランのシフトメニューとなります。

(8)打刻タイムゾーン 

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こちらではスマホ打刻時に選択できるタイムゾーンを設定します。

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海外出張時の現地時刻での打刻について

(9)従業員削除 

本画面にて登録した従業員の削除が行えます。
削除を行うと、該当従業員の出勤簿や設定はすべて消去されますので、ご注意ください。
本機能はテストや誤って登録した従業員の削除などにお使いください。
AKASHIの利用履歴がある従業員に関しては削除ではなく退職処理を行っていただくようお願いいたします。

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削除タブをクリックすると、上記画面が表示されます。削除をされる場合には、「削除する」にチェックを入れ、「削除」ボタンをクリックしてください。

 【3】ICカード
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Adobe Flash Playerの2020年12月31日での配布およびサポート終了に伴い、こちらからのICカード登録は行えないようになります。
ICカード登録を行う場合は、Adobe Flash Playerを使用しない「Windows用 打刻アプリケーション」からご登録ください。

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Windows用打刻アプリケーションについて

【4】URL一括送信
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 AKASHIの利用を開始する従業員にマイページのURLを一括送信で案内することができます。
※従業員情報にメールアドレスが登録されていることが前提となります。

①送信を行いたい従業員のチェックボックスにチェックを入れます。

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②送信を行いたい種類のボタンをクリックします。

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「ヘルプセンター利用」はマイアクティビティの利用登録を行うためのメールが送信されます。
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マイアクティビティ

③メールが送信されます。

以下がそれぞれのURL一括送信のメール例です。

【マイページURL】
マイページのURLを案内するとともに、パスワード設定へ誘導します。

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【ログインURL】
マイページのURLを案内します。パスワード設定への誘導はなく、企業IDは直接記載されます。

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【パスワード変更URL】
パスワードのリセット申請を行い、パスワード設定へ誘導します。

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